En los últimos años las empresas e instituciones se han dado cuenta de que si quieren comunicar su visión, su producto o su labor, es necesario dar a la gente algo más que publicidad; algo útil. En este sentido, organizar un evento o patrocinarlo se ha convertido en una potente herramienta para que el público objetivo acuda a ti voluntariamente. Desde un cursillo de maquillaje hasta un congreso de centros deportivos, pasando por una fiesta para tus clientes, te explicamos los pasos a seguir.
¿QUÉ?
Lo primero que tienes que pensar es qué quieres conseguir, fijar unos objetivos. No querrás invertir dinero en organizar un evento y no conseguir nada, ¿verdad? Si tu objetivo es que tu marca llegue a ser conocida por más personas, el resto de pasos irán siempre enfocados a cumplir esto, y tenerlo claro hará que no te olvides de hacer visible tu imagen hasta en los platos de los canapés. Así con cualquier otro objetivo que te marques: Conseguir socios para un club = persona encargada de ofrecer carnets de socio. Construir una base de datos de posibles clientes para luego enviarles ofertas = punto de recogida de datos personales para la entrega de acreditaciones para el evento. Etc…
¿QUIÉN?
Una vez que tengas claro el QUÉ, será muy sencillo el paso siguiente: QUIÉN. El público al que irá dirigido tu evento. Esto te será muy útil para comunicarles lo que les estarás ofreciendo. Además piensa en ellos, en su forma de ser, sus costumbres, sus posibilidades, etc… y de esta forma podrás elegir el mejor formato y la duración más adecuada del evento. De poco te servirá organizar la mejor ceremonia para tu público, tus clientes, y que ellos quieran ir, si la realizas un jueves a medianoche y ellos no se pueden ausentar del trabajo el viernes por la mañana. 
Si no sabes qué necesita tu público, haz algo tan sencillo como una encuesta. Pregunta por lo que tengas en mente. ¿Realmente acudirían? Y si no es así, ¿qué habría que cambiar para que acudiesen? Esto también te dará información aproximada del volumen del evento en cuestión y cuál será el lugar más adecuado. No tomes estas decisiones guiándote por tu criterio personal. Sé realista y evitarás ver como tu presupuesto se escapa rápidamente sin dar fruto alguno. Esto nos lleva al TEMA. ¡El presupuesto!
¿CUÁNTO?
Si has seguido los pasos anteriores (que básicamente tratan de que tomes ciertas decisiones para dibujar un boceto del evento que estás organizando) ahora ya tendrás una imagen más aproximada de la envergadura del proyecto y por lo tanto, cuanto te puede llegar a costar. Pero siendo realistas, ¿de qué recursos dispones? Si son menos de los necesarios para lo que has planteado, tendrás que adaptarte, pero ¿cómo? En primer lugar, reserva cierto porcentaje para imprevistos. Un 10% suele ser una buena cifra aproximada. Y el restante, distribúyelo por partidas según los pasos de desarrollo que te detallamos más adelante.
Consejos: Valora el compartir gastos con otros patrocinadores o cobra entrada. Cúbrete la retaguardia de gastos grandes imprevistos por responsabilidad civil, considera el contratar un seguro si estamos hablando de un gran proyecto.
¿CÓMO?
El primer paso es el diseño del evento. Consta de las decisiones que te hemos indicado. Es posible que este paso no requiera ninguna ayuda externa y lo lleves a cabo tú sólo, por lo que no necesitarás dedicarle ningún recurso económico, pero en caso de que te estés planteando algo grande, como una convención, quizá necesites contratar apoyo profesional. Existen empresas especializadas en cada una de las etapas y deberás decidir hasta dónde llegan tus posibilidades y cuando delegar en otros.
¡HAZ!
Producción
Ya tienes claro qué quieres hacer. Ahora comienzan las gestiones. Establece un calendario/horario o cronograma de la ocasión e identifica qué recursos serán necesarios en cada paso: espacios, personal de organización, seguridad, apoyo logístico, catering y gastronomía, etc… esto último te recomendamos que lo dejes en manos de unos buenos profesionales puesto que, aunque parezca mentira, mucha gente medirá la calidad del evento por lo sabrosos que estaban los canapés. Aprovecha esta baza para no fallar y quedarte en su memoria.
Una vez que tengas todo claro, comienza a contratar y reservar espacios y servicios. No te sorprendas porque te pidan un 50% por adelantado, es habitual.
Acreditación
Necesitarás identificar a los participantes y deberás ir pensando en un sistema de control de accesos, lo cual te ahorrará muchos gastos en seguridad. Haz a los asistentes sentirse parte activa del proyecto. Ofréceles material de apoyo. Esto depende del tipo de evento, pero un programa de actividades es lo mínimo. Además, puedes acreditarles con tarjetas de pvc y ofrecerles cordones y fundas transparentes que también pueden servir para pasar por los tornos de entrada (en caso de que sea el sistema que hayas elegido). En este punto debes empezar a gestionar la comunicación (promoción, envío de invitaciones, etc…). No hacerlo con el suficiente tiempo de adelanto puede suponer una asistencia menor de la esperada y por lo tanto mucho gasto para pocos resultados.
Consejo: Habilita una línea telefónica para información diferente a la que utilizas para gestiones organizativas.
Montaje
En este punto ya deberías tener contratados todos los recursos necesarios para que la cosa eche a andar. Aquí el proyecto está en manos de los técnicos principalmente, pero la parte interesada (es decir, tú) no debería dejar de supervisar. Ten en cuenta que durante el desarrollo del evento puede fallar cualquier cosa y haya que recurrir a los equipos de montaje de nuevo. Asegúrate de que te van a proporcionar servicio inmediato en todo momento.
Ejecución
Disfruta y haz disfrutar a tus invitados. Si todo está bien planificado no debería haber ningún problema en esta fase, pero no bajes la guardia, siempre (y esto es así el 100% de las veces) hay imprevistos. El equipo más importante en esta fase es el informativo y el de seguridad. Deben estar completamente enterados de todo lo que va a ocurrir, cuando, cómo y dónde. Si es posible, delega en alguien que coordine estos equipos para poder dedicarte a cualquier otra tarea en cualquier momento. Según la inversión que hayas hecho, el número de participantes esperados y la complejidad de lo que hayas organizado, es posible que sea una buena idea un ensayo previo, un simulacro. En caso de que no sea posible, el día de antes no te vayas a casa sin haber hecho una reunión general, repasando lo que va a suceder el día siguiente, que asegure que todos saben lo que tienen que hacer en cada momento.
Desmontaje
Puedes estar tranquilo/a, si has tenido previsión (y si estás leyendo esto, la habrás tenido) no te tocará limpiar a ti. El equipo de montaje debe estar esperando este momento para recoger cualquier montaje efímero hecho para la ocasión y, una vez que lo hayan hecho, debes haber pensado en un equipo de limpieza para que el lugar quede como si allí no hubiese sucedido nada. Eventualmente, quizá quieras dejar constancia de que tu marca ha estado allí, pero eso dependerá de… efectivamente, lo has adivinado, de los objetivos que te hayas marcado al principio.
Evaluación de los resultados
Desde el punto de vista de tus intereses, este es el paso más esperado. Ahora que ya has llevado a cabo el proyecto, ¿has cumplido tus objetivos?¿Has recopilado los datos que buscabas?¿Has generado el conocimiento de tu marca/actividad deseado?¿Has conseguido la fidelización de tus clientes esperada? Un software de control de accesos adecuado te ayudará a analizar muchos de estos datos. Adicionalmente y dependiendo de tus objetivos, quizá necesites integrar esta información en un software de fidelización de clientes, pero sin duda, lo que deberías llevar a cabo es lo mismo que antes de empezar: PREGUNTAR. Dicen que preguntando se llega a Roma, y desde luego, preguntando directamente a tu público de interés es la mejor forma de saber si el evento ha servido para algo.
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